Todo Demora Más

En 1994, tres psicólogos canadienses les preguntaron a estudiantes que estaban terminando su tesis cuánto se iban a demorar. Les pidieron tres números: su estimación realista, cuánto si todo salía perfecto y cuánto si todo salía mal.

En el mismo estudio, les pidieron a otros estudiantes que pensaran en voz alta mientras estimaban. El 74% de lo que pensaron fue sobre el plan. Solo el 7% fue sobre cómo les había ido antes, y apenas un 3% sobre lo que podía salir mal.

Tu cabeza se imagina la película de cómo debería salir. Y en esa película no hay correos sin respuesta, ni gripe, ni un hijo enfermo, ni otra urgencia que llega el miércoles.

Y hay un segundo problema: la memoria tiende a recortar. Varios estudios muestran que recordamos lo que hicimos antes como más corto de lo que fue. Así que incluso cuando miras hacia atrás, puedes estar mirando una versión recortada.

Lo que funcionó fue obligarlos a mirar su pasado. A los que les pidieron conectar experiencias anteriores con su predicción, los que terminaron a tiempo subieron del 29% al 60%. Y otros estudios muestran que anotar cuánto te tomaron las cosas de verdad mejora tus próximas estimaciones.

Cuando piensas en "hacer la página web", lo ves como un solo bloque. Cuando la desarmas en textos, fotos, diseño, revisión, correcciones y publicación, aparece todo lo que el bloque escondía.

Está medido. A las personas les asignaron menos tiempo a una tarea completa que a la suma de sus partes. Y un estudio con un título que lo dice todo, "Si no quieres llegar tarde, enumera", mostró que desarmar la tarea en pasos alarga la estimación y la acerca a la realidad, sobre todo cuando la tarea tiene muchas partes.

Te acuerdas del 3%: casi nada de lo que pensamos al planificar es sobre lo que puede salir mal. El pre-mortem obliga a pensarlo.

Lo propuso el psicólogo Gary Klein. Antes de partir un proyecto, el equipo imagina que ya pasó el plazo y que el proyecto fracasó. Cada uno escribe por qué. No "qué podría fallar": por qué falló.

Ese cambio de pregunta tiene respaldo. Un estudio de 1989 encontró que imaginar que algo ya ocurrió hace que se te ocurran cerca de un 30% más de razones que preguntarte si podría ocurrir. Y en equipos, le da permiso a cada uno para decir lo que nadie quiere decir.

No es magia: lo que se ha medido es que encuentras más riesgos y bajas el exceso de confianza. Lo que hagas con esos riesgos es lo que cambia el resultado.

Aquí hay un problema. Si te pones un plazo holgado, el trabajo se estira hasta llenarlo: es la Ley de Parkinson que vimos en la cuarta vuelta. Y si prometes tu plazo optimista, quedas mal.

La salida es tener dos fechas. Tu meta para trabajar, que es la suma de las partes y te la pones a ti. Y la fecha que prometes, que suma lo que se olvida y tu factor, y es la que le das a tu jefe, a tu cliente o a tu familia.

Y una cosa más: decide hoy dónde y cuándo partes. En un estudio, los estudiantes que definieron eso para escribir un informe casi le achuntaron a su plazo: pensaron menos de un día y se demoraron poco más de uno. Los que solo se pusieron la meta pensaron menos de dos días y se demoraron casi tres. No calcularon mejor: los interrumpieron menos y partieron antes.

Con esta clase abrimos la sexta vuelta. Y partimos por algo que parece chico pero lo cambia todo: dejar de planificar con tu mejor caso.

Mira tu historial antes de prometer. Desarma la tarea en partes y súmale lo que siempre se olvida. Imagina que ya se atrasó y pregúntate por qué. Y separa la fecha que te pones a ti de la fecha que les das a los demás.